¡Buenas!
Tenía muchas ganas de preparar esta entrada. He decidido meter una sección con motivación, coaching, eficiencia, y lo que mejor se me ocurre para comenzar es con una entrada sobre la gestión del tiempo. Todas estas entradas tendrán la etiqueta Motivación (así las podréis encontrar más fácilmente).
Lo primero que quiero decir es que no soy una experta en el tema. De hecho, me he organizado bastante mal hasta que volví de vacaciones y ahora sólo me organizo regular. Por eso, voy a contaros las cosas que a mi me funcionan. Si buscáis en Google, tenéis un montón de ideas y sugerencias por todas partes, así que voy a ir a lo práctico, contaros lo que hago bien y también los errores que cometo y que tengo como meta personal mejorar.
Dicen los expertos, que para que algo se convierta en hábito hay llevarlo a cabo durante 21 días seguidos. Pues bien, os dejo mis hábitos adquiridos para planificar mejor mi tiempo. Hoy os voy a hablar de las listas de tareas y la agenda, dos cosas muy útiles para gestionar mejor nuestro tiempo
Como no podemos hacer todo lo que nos propongamos (a menos que seas Superman o Superwoman), las listas pueden ayudarnos mucho a ver todo lo que tenemos que hacer de un vistazo. Yo me hago listas de tareas diarias, las coloco en la agenda, e intento irlas haciendo a lo largo del día. A la hora de ejecutar las tareas, tengo en cuenta algunos factores:
1. Priorizar: hay tareas más urgentes que hay que hacer ese mismo, y otras que pueden dejarse para el día siguiente en caso de que no dé tiempo a todo (sobre todo, porque surgen imprevistos).
2. Asignarles tiempo: el ejemplo que os voy a poner es muy simple, pero seguro que así lo veréis mejor. Odio planchar, enserio, lo llevo fatal. Pero no hay más remedio que hacerlo, sobre todo cuando no me queda ropa para trabajar, jejeje. El caso es que para no eternizarme, me pongo
hora de fin de una tarea, en plan, media hora de plancha y hasta donde llegue. Así no me tiro más tiempo con una tarea. Esto lo podéis extrapolar a cualquier cosa, preparar pedidos, escribir posts, etc.
3. La agenda, tu mejor aliada: Para los dos puntos anteriores, es imprescindible usarla. La agenda es perfecta para delimitar tiempos, colocar las diferentes tareas principales en las horas en las que somos más efectivos (de esto hablaremos en otro momento), colocar en huecos tareas más secundarias o con menor importancia. Otra cosa que hago en mi agenda, para 3 tipos de tareas que hago más importantes, es diferenciarlas por colores. Así, de un vistazo sé que tareas principales tengo ese día.
4. Regla de los 2 minutos: si una tarea que va surgiendo en el propio día y llevarla a cabo es menos de dos minutos, la hago en ese instante. El motivo es muy sencillo, si la tengo que asignar un momento del día para hacerla, pierdo más tiempo que si la hago al momento. El ejemplo más sencillo puede ser reenviar un correo que os ha enviado el cliente y del que sois un mero intermediario. Darle a reenviar y escribir "Por favor, revisa esta petición de este cliente" (poniendo algo más de detalle, como el nombre del cliente y algún detalle más si fuera relevante), es más rápido que buscar un hueco en la agenda y escribir "Reenviar e-mail de este cliente a no sé quien para no sé qué".
5. Tomarse descansos: trabajar y hacer cosas muchas horas seguidas es malo para cualquier persona. Por eso, hay que planificarse descansos y hacerlos. Lo de aprovechar el descanso para una tarea que no me ha dado tiempo a terminar en su horario es hacer trampa (ésta aún me la tengo que aplicar, jejeje). Los descansos sirven para despejar la mente, y luego volver con la energía a tope.
6. Hacer las tareas de una en una: Esto a veces también lo hago mal, pero es algo fundamental. Si estoy leyendo y respondiendo mails, estoy leyendo y respondiendo mails. Nada de abrir Facebook, nada de leer WhatsApps, nada de distraerse con nada. El motivo principal es que si nos distraemos, volver a ponernos nos cuesta tiempo, y además, se nos va la hora asignada a las tareas. Vamos, que la liamos parda. Concentrarse en una tarea conlleva 15 minutos, si la dejamos a medias, nos va a costar volver a retomarla.
7. Chequear al final: Por último, es importante "premiarnos". Para mi tachar una tarea que ya ha hecho es un subidón, ¡imagina el día que consigo hacer todas las tareas que me propongo! Además, una revisión al final del día, nos puede venir bien para saber que cosas hemos dejado para el día siguiente.
Esto ha sido todo por hoy. ¿Te ha sido útil esta entrada? ¿Haces alguna de estas cosas para gestionar mejor tu tiempo? ¿Haces otras tareas? ¡Cuéntamelo! Me interesa mucho saber como os gestionáis el tiempo vosotr@s!
Nos leemos el lunes que viene, con una nueva manicura. ¡Besos y buen fin de semana!
